Herunder kan du se ” spillereglerne” for bestyrelsens arbejde.
Har du spørgsmål til nedenstående så kontakt os på info@by-markedsfester.dk
Forretningsorden for bestyrelsen 2024-2025
Bestyrelsens interne forventningsafstemning
Bestyrelsen holder løbende hinanden gensidig orienteret om forhold, som kan have interesse for hele bestyrelsen
Der anvendes fortrinsvis mail. Aftaler o.lign. som bliver truffet mellem bestyrelsesmøder. Skal medtages og godkendes på førstkommende møde.
Bestyrelsen har en fælles e-mail ( inbox@by-markedsfester.dk )som skal anvendes til alt kommunikation mellem foreningen og myndigheder m.m. Derved sikres at alle har adgang til indkomne oplysninger. Indkomne mails må ikke slettes, men arkiveres så alle har adgang til disse.
De enkelte bestyrelsesmedlemmer tilbydes en mail adresse på @by-markedsfester.dk , så de kan undgå at bruge egne mail-adresser til arbejdet i bestyrelsen hvis de ønsker dette.
Der forventes at bestyrelsens medlemmer er loyale overfor beslutninger truffet i bestyrelsen.
Henvendelser fra medlemmer henvises til den i bestyrelsen som er tovholder på det emne sagen drejer sig om. Typisk vil det være formanden eller via hjemmesiden disse modtages.
For året 2024-2025 er der fordelt følgende opgaver :
| Opgave | Ansvar |
| Opsamling på hvad overskud dækker | Per |
| Nyt PR materialer, LOGO på medl. sider | Ejvind, Pernille |
| Hjemmeside | Ejvind |
| Pernille, Jan | |
| Per | |
| Registrering af nye medlemmer | Søren, EH |
| Ministerier, Rigspoliti | Otto, Per, Mogens |
| Samarbejdet med DTF | Otto, Jeroen |
| Nyhedsmail, efter behov | Ejvind |
| Leverandør samarbejde | Otto, Pernille |
| Festmessen 2026 | Rolf |
| Temamøder for medlemmer via Teams | Otto |
| Evt. nyt samarbejde med Tryg | Per |
| Dansk Live | Per |
| Emner til Årsmøde indlæg | Otto, alle |
| Presse ansvarlig, udtalelse, interview | Otto |
| Hvervning af nye medlemmer inkl. Støttemedlemmer | Pernille, Otto |
Opgaver tages med som et punkt til hvert bestyrelsesmøde, og hvor der gøres status.
Kommunikation af bestyrelsens beslutninger
De beslutninger som er relevante for medlemmer udgives i vores nyhedsbreve.
Det er formanden som udtaler sig og giver interview på foreningens vegne. Formanden kan videregive denne opgave såfremt han mener der er andre som sidder med mere viden på det område sagen handler om
Nyheder og beslutninger udbredes via foreningens facebook og hjemmeside.
Det er fastsat i opgavefordelingen, hvem som har ansvaret for saligheden på de disse sider
Afvikling af bestyrelsesmøder
Der afholdes ca 5 fysiske møder årligt. Derudover afholdes Teams møder efter behov
Det tilstræbes at et af de fysiske møder holdes ved et marked/ byfest hos et medlem af foreningen.
Indkaldelse og dagsorden udsendes af Formanden mindst 6 dage før mødet
Der skrives beslutningsreferat fra hvert møde, som inden 8 dage sendes til bestyrelsen til gennemsyn
Hvis bestyrelsen ikke har kommentarer til referatet inden 4 dage efter modtagelse betragtes det som godkendt
Bestyrelsen kan invitere gæster, medlemmer til at deltage i møderne
Formanden er leder af møderne.
Sekretæren skriver referat incl. Opsamling på de enkelte opgaver på hvert møde.
Formalia for bestyrelsens arbejde
Såfremt der er emner, som kræver tavshedspligt, oplyser mødelederen dette umiddelbar før punktet drøftes.
Såfremt der er tvivl om deltageres habilitet til nogle punkter, kan disse ikke deltage i behandlingen af punktet.
Kørsels og rejse-godtgørelse til møder og arrangementer godtgøres efter opgørelse fremsendt til kasseren.
Der udbetales ikke løn eller honorar for bestyrelsesarbejdet.